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如何有效传达职场讯息?

  讯息包括文字内容及思想情感,在职场沟通当中,讯息是重要的数据或工作要求,必定要有效传递,才可达至预期效果。

  有效传达职场讯息的技巧,在沟通过程中十分重要,这也就是要求大家考虑面对的沟通对象和目的时,有不同的传达方式,而职场讯息传达的方式有很多,例如:工作会议、简报、告示、信件、电话、电邮、面说等,如果只是一般的讯息传递,通过电邮、函件或电话就可以解决,但如果为了要交流感情及增加信任,则应该配合适当的时间和场合,而面谈会是最好。

  何时、何地、何事

  要有效传达职场讯息,讲求“天时、地利、人和”的因素,例如:何时约见客户?何时发出有关函件?何时向老板汇报进度……这个“何时”就是一种学问,总括来说,不要因为不适当的时间而造成沟通障碍。假如你是下午5时放工,谁知道上级竟在放工前要求见你,除非是甚么天大的事情,否则这个时间大部分的沟通内容极可能是未能传达的。

  选择恰当的地点也是十分重要,假如你要和同事检讨他的工作情况,那就必要选择一处只有你们两人的安静环境。如果想减轻办公室的拘谨和压力,可以选择前往公司附近的餐厅,环境也可以造就和谐的沟通气氛。

  内容充实 简单易明

  其实,讯息的内容就是沟通的实质,因此进行沟通时切勿无的放矢。沟通之前,应该对相关讯息的内容做好准备,讯息的取舍至为重要,有时候讲得太多未必能达至预期效果。

  职场讯息的内容应该清楚简洁,避免含糊不清,专业用语或行业术语在确认对方能够理解的情况下,才可以使用。当然,在说话时所用的声量、语气、声调、表情及动作都会令对方产生不同的感受而影响沟通。

  最后,要清楚自己的权责所在,在岗位上与同事沟通,应该要不受个人情绪影响。讯息要简单易明,直截了当,个人须处于冷静沉?的状态,知道自己在说甚么,才能把讯息清楚传递。

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